Bagaimana LMS Dapat Mendukung Manajemen Pengetahuan

Bisakah LMS Benar-Benar Membantu Manajemen Pengetahuan? Agar sebuah organisasi berhasil, ia perlu bertindak berdasarkan informasi yang sama. Pada informasi terbaik. Ini dibutuhkan mengidentifikasi sumber pengetahuan, mengekstrak informasi, dan mendistribusikannya secara instan ke seluruh organisasi. Proses ini biasanya melibatkan tim dan alat manajemen pengetahuan khusus. Tetapi bagaimana jika Anda dapat menggunakan apa yang sudah Anda miliki?

Sebuah LMS (Learning Management System) memainkan peran kunci dalam proses pelatihan. Ini menyimpan materi pelatihan dan basis pengetahuan, memungkinkan pelatihan sinkron dari ratusan pengguna sehingga mendistribusikan pengetahuan, dan membantu memantau perolehan pengetahuan melalui modul pelaporan. Bagaimana jika itu bisa digunakan untuk manajemen pengetahuan juga?

Proses Standar Pembuatan eLearning
Sebelum kita mencoba menjawab pertanyaan ini, mari kita menganalisis elemen khas dari proses pembuatan dan distribusi eLearning.

  1. Kebutuhan Pelatihan selalu yang memulai proses pelatihan. Ini dapat diidentifikasi oleh manajer, dilaporkan oleh tim, atau hasil dari tujuan perusahaan. Ini mungkin menunjukkan kurangnya informasi atau tingkat keterampilan yang tidak memadai di antara karyawan. Bergantung pada skalanya, ini dapat ditangani secara internal di dalam tim atau didelegasikan ke tim L&D.
  2. Taktik Pelatihan adalah cara L&D memutuskan untuk menangani kebutuhan pelatihan. Jika kebutuhan tersebut menyangkut audiens yang lebih kecil dan memerlukan peningkatan keterampilan, pertemuan sinkron di dalam kelas atau online dengan seorang pelatih mungkin akan direkomendasikan. Untuk berurusan dengan pengetahuan teoritis dan audiens yang lebih besar, eLearning akan sering menjadi pilihan.
  3. SME (Subject Matter Expert) adalah orang yang menyiapkan konten dan bekerja sama dengan tim eLearning. Untuk menciptakan pengalaman eLearning yang hebat, pertama-tama seseorang harus memilih SME yang tepat untuk memilih dan menyiapkan konten yang akan diubah menjadi materi interaktif di langkah berikutnya.
  4. Tim Desain Instruksional (bagian dari tim eLearning) adalah sekelompok ahli dalam menerapkan teori pendidikan dan alat elektronik untuk materi pelajaran untuk meningkatkan proses pembelajaran.
  5. Administrator LMS (juga bagian dari tim eLearning) adalah orang yang mengunggah konten pelatihan ke LMS. Mereka sering juga bertanggung jawab untuk membuat konten di platform, mengelola pengguna, dan membuat laporan.
  6. Komunikasi, baik dalam bentuk surat atau pemberitahuan sistem adalah cara peserta didik belajar tentang pelatihan yang menanti mereka. Idealnya, itu harus memotivasi peserta didik dan menjelaskan apa yang akan mereka peroleh dari pelatihan.

Pain Points

Seperti yang kita lihat, membuat eLearning adalah proses yang panjang dan, dengan demikian, mungkin membawa tantangan tertentu. Mari kita lihat mereka sehubungan dengan pihak-pihak yang terlibat.

Manajer :

  • Mungkin tidak dapat membuat hubungan antara tujuan perusahaan dan individu karyawan, yang dapat mempengaruhi motivasi karyawan untuk menjalani pelatihan secara negatif;
  • Mungkin tidak mengenali apa yang sebenarnya dibutuhkan karyawan untuk keluar dari pelatihan.


SME (Subject Matter Expert) :

  • Mungkin tidak pandai mengomunikasikan informasi dengan cara yang dapat dimengerti oleh orang lain;
  • Biasanya sibuk, berkonsentrasi pada tugas mereka sendiri, dan mungkin tidak punya waktu (atau kemauan) untuk melatih orang lain;
  • Dalam kasus-kasus ekstrem, mungkin sama sekali tidak mau berpartisipasi dalam proses penciptaan materi;
  • Mungkin tidak sepenuhnya memahami kebutuhan pelatihan dan kesenjangan pengetahuan dari mereka yang perlu dilatih;
  • Jika mencakup peran manajerial, mungkin bias terhadap tujuan perusahaan daripada kebutuhan karyawan individu.

Tim eLearning :

  • sering dibanjiri pekerjaan dan mungkin memiliki tenggat waktu yang cukup besar (kadang-kadang dua minggu secara objektif lama ketika karyawan Anda membutuhkan informasi “kemarin”);
  • bergantung pada UKM untuk masukan dan tinjauan.

Setelah menganalisis poin-poin di atas, kita dapat menyimpulkan bahwa tantangan utama yang berkaitan dengan eLearning meliputi :

  • sumber daya terbatas (SME, tim eLearning, waktu),
  • investasi sumber daya yang cukup besar,
  • motivasi karyawan yang rendah,
  • arus informasi satu arah, didistribusikan dan dikendalikan secara terpusat,
  • kepasifan karyawan.

Mengapa Tidak Serahkan Semua Pada Karyawan?
Ini akan memungkinkan kita untuk menghapus semua poin kesulitan dengan menghapus semua pihak yang menyebabkan masalah. Dan segila kelihatannya, itu benar-benar masuk akal. Mari kita lihat beberapa faktanya:

  • Karyawan biasanya paling tahu apa yang mereka butuhkan untuk melakukan tugas mereka secara efektif. Dengan melibatkan mereka dalam proses pembuatan materi pelatihan dan membiarkan mereka menentukan kebutuhan pelatihan mereka, kami menjadikan mereka pemain aktif dan memberi mereka kendali nyata atas pekerjaan mereka—dan itu sangat memotivasi.
  • Saat kesulitan, karyawan tidak langsung mengisi permintaan pelatihan resmi. Mereka melihat sekeliling dan meminta bantuan rekan kerja dan tim lain. Dan mereka biasanya menemukannya. Karena di setiap tim atau departemen biasanya ada seorang pria pendiam yang duduk diam di sudut, yang telah melihat semuanya dan mengetahui semua pernak-pernik prosedur, alat, atau sistem. Dia mungkin bukan ahli resmi, tetapi dia pasti orang yang bisa dihubungi setiap kali ada masalah. Ini adalah bagaimana karyawan mengidentifikasi dan menggunakan sumber pengetahuan mereka sendiri. Sayangnya, karena kegiatan ini berada di luar sistem formal, maka tidak dapat dipantau, dievaluasi, dan dilaporkan, sehingga tidak dapat menjadi bagian resmi dari proses tersebut. Kecuali…kami menggunakan LMS kami!

LMS: Membawanya ke Tingkat Baru
Bayangkan sebuah organisasi di mana setiap karyawan diizinkan untuk membuat kursus eLearning mereka sendiri. Jika Anda mengetahui sesuatu yang mungkin berharga, Anda dapat dengan mudah membagikannya kepada orang lain. Setiap kursus dijual dengan imbalan mata uang internal perusahaan, didistribusikan secara hemat di antara semua karyawan. Memiliki jumlah uang yang terbatas, karyawan harus memilih dengan hati-hati untuk apa mereka membelanjakannya dan, dengan cara ini, menunjukkan apa yang paling mereka butuhkan dan siapa yang mereka percaya akan memberikannya kepada mereka. Karena semuanya terjadi di LMS perusahaan, semua aktivitas dapat dipantau, dukungan ditawarkan, kemajuan dievaluasi, tenggat waktu dijaga, dan KPI terpenuhi.

Apa yang Anda Butuhkan?

  • Peran yang tepat. Sementara sistem LMS yang lebih lama digunakan untuk memiliki tiga peran sebagai standar (admin, tutor, siswa), beberapa solusi kontemporer menawarkan pilihan yang lebih luas, atau lebih baik lagi, memungkinkan untuk membuat dan menetapkan peran khusus, mengakomodasi kebutuhan organisasi yang berbeda.
  • Editor konten bawaan. Anda tidak selalu memerlukan alat penulisan (dan pengetahuan tentang cara menggunakannya) untuk membuat kursus eLearning. Ada solusi yang memiliki editor konten bawaan, memungkinkan untuk membuat pembelajaran berbasis teks atau video, serta materi interaktif. Dan semua ini tanpa pengetahuan khusus. Misalnya, interaksi H5P (HTML5 Package) didasarkan pada template—yang perlu dilakukan hanyalah mengisi kolom.
  • Mata uang internal. Proyek ini pasti akan meningkatkan minat, banyak karyawan ingin melihat kursus rekan mereka. Menggunakan LMS dengan mata uang internal perusahaan memungkinkan pengontrolan waktu yang dihabiskan di platform. Harga kursus harus sesuai dengan waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaian kursus. Semakin banyak waktu yang dibutuhkan, semakin tinggi harganya. Melacak aliran uang akan membantu menetapkan topik yang paling diminati. Selain itu, mata uang internal adalah tambahan yang bagus untuk sistem motivasi perusahaan.
  • Sistem penilaian adalah cara yang efektif untuk memantau kualitas kursus. Ini memungkinkan peserta didik berbagi pendapat mereka tentang betapa bermanfaatnya suatu kursus.

Ini bukan tentang alat tetapi, tentang cara kita menggunakannya. LMS sederhana, mungkin dianggap ketinggalan zaman oleh mereka yang mencari LXP terbaru, dapat memberi kita lebih dari yang kita harapkan. Menumbuhkan berbagi pengetahuan dalam suatu organisasi lebih penting daripada sekadar membeli alat manajemen pengetahuan.